Scan to Cloud
Scan to Cloud: So modernisieren Unternehmen ihren Dokumentenfluss
Jeden Tag entstehen in Unternehmen Papierdokumente, die eigentlich längst digital sein sollten. Rechnungen, Verträge, Formulare – sie landen im Ordner, werden abgeheftet und sind beim nächsten Zugriff kaum zu finden. Scan to Cloud löst genau dieses Problem: Dokumente werden direkt beim Scannen in die Cloud übertragen, sind sofort verfügbar und lassen sich nahtlos in bestehende Prozesse einbinden.
Scan to Cloud: Was steckt dahinter?
Ein eingescanntes Dokument ist zunächst nichts weiter als ein Bild. Es lässt sich nicht durchsuchen, nicht automatisch zuordnen und nicht in Geschäftsprozesse einbinden. Wer es einfach lokal abspeichert, hat den Aufwand digitalisiert, nicht aber den Nutzen.
Scan to Cloud geht einen anderen Weg. Das Dokument wird gescannt, von einer OCR-Software in durchsuchbaren Text umgewandelt, mit Metadaten wie Dokumententyp, Absender und Datum versehen und anschließend direkt in ein Cloud-System wie OneDrive, SharePoint oder ein Cloud-DMS übertragen. Das Ergebnis ist kein Bilddatei-Archiv, sondern ein strukturierter, vollständig integrierbarer Datensatz.
Der Unterschied klingt technisch, hat aber konkrete Auswirkungen im Alltag: Ein lokal gespeichertes Bild liegt still. Ein per Scan to Cloud verarbeitetes Dokument ist von jedem Gerät aus abrufbar, durchsuchbar und kann automatisch weiterverarbeitet werden.
Diese Vorteile bringt Scan to Cloud konkret
Viele Unternehmen unterschätzen, wie viel Aufwand in manuellen Dokumentenprozessen steckt. Scan to Cloud verändert das grundlegend, an mehreren Stellen gleichzeitig:
Dokumente sind sofort und überall verfügbar
Sobald ein Dokument in die Cloud übertragen wurde, können alle berechtigten Mitarbeiter darauf zugreifen, unabhängig davon, ob sie im Büro, im Homeoffice oder bei einem Kunden vor Ort sind. Kein Warten, kein Nachfragen, kein Pendeln zwischen Standorten.
Kein Risiko durch Verlust oder Beschädigung
Wasser, Feuer oder ein defekter Server können lokale Bestände und Papierarchive dauerhaft zerstören. Cloud-Speicher werden automatisch redundant gesichert und lassen sich jederzeit wiederherstellen.
Lückenlose Dokumentenhistorie
Jede Zugriffs- und Bearbeitungshistorie wird im Cloud-System automatisch protokolliert. Wer hat das Dokument wann geöffnet, kommentiert oder weitergeleitet? Diese Transparenz ist bei Audits, Reklamationen und rechtlichen Auseinandersetzungen entscheidend.
Direkte Integration in laufende Prozesse
Eingehende Rechnungen, Verträge oder Formulare müssen nach dem Scan to Cloud nicht mehr manuell weitergeleitet werden. Sie landen automatisch im richtigen System.
Welche Scan-to-Cloud-Lösung passt zu welchem Unternehmen?
Es gibt keine Einheitslösung. Die passende Umsetzung hängt vom täglichen Dokumentenvolumen, der IT-Infrastruktur und den Anforderungen an die Systemintegration ab. Drei typische Ausgangssituationen:
Kleines Volumen, kein fester Workflow
Für Einzelpersonen oder kleine Teams, die gelegentlich Dokumente verarbeiten, genügt oft eine Smartphone-App mit OCR oder ein einfacher Tischscanner. Die Dokumente werden manuell in OneDrive oder SharePoint abgelegt. Praktisch, aber ohne Automatisierung.
Regelmäßiges Volumen, mehrere Mitarbeiter
Wer täglich viele Dokumente verarbeitet, braucht einen Scanner mit automatischem Einzug und eine Software, die OCR, Metadatenvergabe und Cloud-Upload übernimmt. Mitarbeiter können den Prozess direkt am Gerät anstoßen; der Rest läuft automatisch.
Mehrere Standorte, komplexe IT-Umgebung
Unternehmen mit Filialnetz, verteilten Teams oder gewachsenen IT-Strukturen benötigen eine Lösung, die alle Scan-Punkte zentral steuert. Vorhandene Multifunktionsgeräte werden dabei zu vollwertigen Einstiegspunkten für Scan to Cloud, ohne neue Hardware, aber mit direkter Anbindung an Microsoft 365, Cloud-DMS oder branchenspezifische Systeme.
Wann optimieren Sie endlich Ihre Scan- und OCR-Prozesse in Ihrem Unternehmen?
So läuft Scan to Cloud in der Praxis ab
Der gesamte Prozess lässt sich auf vier klar abgegrenzte Schritte herunterbrechen:
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Schritt 1: Vorbereitung der Unterlagen
Klammern entfernen, Seiten begradigen, beschädigte Blätter vorab sichern. Bei größeren Archivmengen lohnt sich eine Vorsortierung nach Dokumentenart oder Zeitraum, bevor der eigentliche Scan beginnt.
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Schritt 2: Scannen mit vorhandenen Geräten
Für empfindliche oder ungleichmäßige Dokumente eignet sich ein Flachbettscanner. Für hohe Stückzahlen ist ein Scanner mit automatischem Einzug die richtige Wahl. Professionelle Lösungen nutzen bereits vorhandene Multifunktionsgeräte, eine Investition in neue Hardware ist nicht nötig.
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Schritt 3: Automatische Texterkennung und Klassifizierung
Die OCR-Software analysiert das gescannte Bild, wandelt es in durchsuchbaren Text um und erkennt den Dokumententyp. Felder wie Rechnungsnummer, Datum oder Absender werden automatisch extrahiert und als Metadaten hinterlegt.
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Schritt 4: Direktübertragung in die Cloud
Das fertig verarbeitete Dokument wird ohne Umwege in OneDrive, SharePoint oder das hinterlegte DMS übertragen. Von dort aus ist es sofort in bestehende Workflows eingebunden, ohne manuelle Nacharbeit.
Papierarchiv in die Cloud überführen: Realistischer Aufwand
Die meisten Unternehmen starten mit Scan to Cloud für neu eingehende Dokumente und lassen bestehende Papierarchive zunächst außen vor. Das ist pragmatisch, führt aber dazu, dass wichtige Informationen weiterhin nur physisch zugänglich sind, eine parallele Welt, die den Nutzen der Cloud-Lösung begrenzt.
Die schrittweise Migration von Altbeständen ist aufwendig, aber beherrschbar. Externe Scandienstleister übernehmen große Mengen, sofern die Datenschutzvorgaben das erlauben. Alternativ lässt sich der Altbestand intern nach Priorität abarbeiten – beginnend mit den Dokumententypen, die im Tagesgeschäft am häufigsten gebraucht werden.
Ein wichtiger Hinweis: Scannen allein genügt nicht.
Wer gescannte Altbestände ohne sinnvolle Metadaten und klare Ablagestruktur in die Cloud überträgt, tauscht einen physischen Papierstapel gegen einen digitalen. Der tatsächliche Nutzen entsteht erst durch konsequente Indexierung.
Warum viele Scan‒to‒Cloud‒Projekte nicht ans Ziel kommen
Investitionen in Cloud-Infrastruktur, DMS-Software und automatisierte Workflows scheitern häufig nicht am System selbst, sondern davor: am Moment, in dem ein Papierdokument erstmals in den digitalen Prozess eintreten soll.
Genau hier passieren die meisten Fehler. Dokumente werden ohne Metadaten gespeichert, falsch benannt oder versehentlich in das falsche Verzeichnis verschoben. Was danach kommt – so sorgfältig aufgebaut es auch ist – leidet unter diesem schlechten Start.
exapture setzt genau an diesem Punkt an. Bestehende Multifunktionsgeräte werden mit intelligenter Software ausgestattet, die Klassifizierung, Texterkennung und Cloud-Upload vollautomatisch übernimmt. Mitarbeiter melden sich am Gerät an, wählen den passenden Prozess und scannen. Die Software leitet das Dokument ohne weiteren Eingriff direkt in OneDrive, SharePoint oder das angebundene Fachsystem weiter.
Mit mehr als 20 Jahren Erfahrung und über 300 Kunden aus Banken, Industrie, Gesundheitswesen und öffentlichen Einrichtungen begleitet exapture Unternehmen von der ersten Analyse bis zur laufenden Scan-to-Cloud-Lösung – einsatzbereit in 20 Minuten, ohne komplexe IT-Projekte.
Häufige Fragen zu Scan to Cloud
Was ist der Unterschied zwischen Scannen und Scan to Cloud?
In welche Cloud-Systeme lässt sich Scan to Cloud integrieren?
Muss ich für Scan to Cloud neue Hardware anschaffen?
Was kostet der Einstieg in Scan to Cloud?
Ihr Ansprechpartner
Myrko Rudolph
exapture GmbH: Scan to Cloud aus einer Hand
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