Scan OCR Software
Scan OCR Software: Wie Texterkennung funktioniert und was Unternehmen wirklich brauchen
Dokumente scannen ist der erste Schritt. Der entscheidende zweite ist Texterkennung, die Fähigkeit der Software, aus einem gescannten Bild lesbaren, durchsuchbaren und weiterverarbeitbaren Text zu machen. Genau das leistet eine OCR-Software - Optical Character Recognition.
Wer nach einer Scan OCR Software sucht, steht oft an einem Scheideweg. Wieso?Kostenlose Online-Tools genügen für ein paar gelegentliche Einzelscans. Für Unternehmen, die jedoch täglich Rechnungen, Verträge oder Formulare digitalisieren, sind sie jedoch keine belastbare Lösung.
Was ist OCR und wie funktioniert Texterkennung?
OCR steht für Optical Character Recognition, auf Deutsch: optische Zeichenerkennung. Pixel für Pixel wird ein gescanntes Bild oder eine Bilddatei analysiert und erkennt darin Buchstaben, Zahlen und Satzzeichen. Ältere Systeme arbeiteten rein musterbasiert: Jedes Zeichen wurde mit gespeicherten Vorlagen verglichen. Sauber gedruckte Standardtexte funktionierten, aber bei Handschriften, ungewöhnlichen Schriftarten oder niedrig aufgelösten Vorlagen versagte es regelmäßig.
Moderne OCR-Lösungen erkennen Buchstaben nicht mehr nur als Muster, sondern verstehen auch den Kontext. Dadurch liefern sie auch bei schwierigen Vorlagen, Mehrsprachigkeit oder Handschriften deutlich bessere Ergebnisse. Das Ergebnis in beiden Fällen? Ein vorher nur als Bild vorliegendes Dokument wird zu einer durchsuchbaren, kopierbaren und weiterverarbeitbaren Datei.
Welche Arten von Scan OCR Software gibt es?
Der Markt teilt sich in vier Kategorien auf, die sehr unterschiedliche Stärken und Einsatzbereiche besitzen. Der maßgebliche Faktor für Unternehmen, die regelmäßig Dokumente zu verarbeiten haben ist die Automatisierung des gesamten Prozesses vom Scannen bis zur Ablage.
Scan‒Qualität: Was OCR‒Ergebnisse wirklich beeinflusst
Die Erkennungsqualität einer OCR‒Software hängt nicht nur von der Software selbst ab. Sie steht und fällt mit der Qualität der Vorlage. Wer mit schlechten Scans arbeitet, bekommt schlechte Ergebnisse, unabhängig davon, wie gut die OCR‒Engine ist.
Die wichtigsten Einflussfaktoren im Überblick:
Typische Fehler
Empfehlung für eine gute OCR
DSGVO und Datenschutz bei einer OCR‒Software
Wissen Sie, was der Aspekt ist, der bei kostenlosen Online-Tools durchweg falsch eingeschätzt wird? Datenschutz. Wer eine Rechnung, einen Personalvertrag oder einen Patientenbefund in ein Online-OCR-Tool hochlädt, überträgt diese Daten auf die Server des Anbieters. Dies geschieht oft außerhalb der EU.
Die DSGVO schreibt vor, dass personenbezogene Daten nur in Ländern verarbeitet werden dürfen, die ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleisten. Bei US-amerikanischen Anbietern ohne EU-Standardvertragsklauseln ist das nicht automatisch gegeben. Aus diesem Grund sind kostenlose Online-OCR-Tools für Banken, Kliniken, Anwälte und öffentliche Stellen bei Echtdaten praktisch nicht verwendbar.
Merkmale von DSGVO-konformer OCR-Software: Datenverarbeitung auf Servern innerhalb Deutschlands oder der EU, keine Speicherung von Daten nach der Verarbeitung, AVV-fähig (Auftragsverarbeitung), Löschprozess ist dokumentiert.
Wann optimieren Sie endlich die Scan- und OCR-Prozesse in Ihrem Unternehmen?
Vom Scan zur automatischen Ablage: Der vollständige OCR-Workflow
Die eigentliche Texterkennung ist nur ein Schritt in einem größeren Prozess. Wer diesen Prozess vollständig automatisiert, spart nicht nur Zeit bei der Texterkennung, sondern an jedem einzelnen Schritt davor und danach:
Bei professionellen Scan-OCR-Lösungen erfolgt dieser fünfstufige Prozess vollautomatisch. Was bislang mehrere Minuten pro Dokument in Anspruch nahm, geschieht nun in Sekunden und benötigt keine Nachbearbeitung.
1
Scan
Das Dokument wird am Scanner eingelegt. Bei integrierten Lösungen genügt ein Knopfdruck und es braucht kein manuelles Starten der Software.
2
Bildoptimierung
Automatisches Begradigen, Zuschneiden, Entrauschen der Scandatei für eine optimale OCR-Qualität.
3
OCR
Die Texterkennung läuft automatisch im Hintergrund. Es ist keine manuelle Dateiübertragung und kein Hochladen nötig.
4
Klassifizierung
Die Software erkennt den Dokumenttyp (Rechnung, Vertrag, Formular) und leitet ihn an den richtigen Ablageort weiter.
5
Ablage
Es findet eine direkte Ablage in SharePoint, OneDrive, einem DMS oder einem anderen Zielsystem statt, ohne dass manuell eingegriffen wird.
Was spart ein automatisierter OCR-Workflow konkret?
Viele Unternehmen unterschätzen, wie viel Zeit in manuellen Scan-und-Ablage-Prozessen steckt. Anhand dieser Tabelle können Sie erkennen, wie viel Zeit Sie durch die Optimierung Ihrer Prozesse einsparen könnten.
Wann reicht eine Desktop-Lösung - und wann nicht mehr?
Eine Desktop‒OCR‒Software ist eine gute Wahl, wenn Dokumente unregelmäßig und in kleinen Stückzahlen verarbeitet werden, kein Anschluss an ein DMS oder Cloud‒System benötigt wird und ein einzelner Mitarbeiter die Verarbeitung steuert.
Sie erreicht ihre Grenzen, wenn mehrere Mitarbeiter gleichzeitig scannen, Dokumente unmittelbar in Geschäftsprozesse integriert werden sollen, Compliance-Vorgaben eine lückenlose Dokumentenhistorie erfordern oder das Volumen mehrere Hundert Dokumente pro Woche umfasst. Ab diesem Punkt überwiegen die Kosten für manuelle Prozesse die Investition in eine integrierte Lösung deutlich.
exapture GmbH: Ihr Partner für automatisierte OCR Software Prozesse
Die exapture GmbH mit Sitz in Kleinmachnow bei Berlin ist auf die intelligente Digitalisierung von Dokumenten und Geschäftsprozessen spezialisiert.
Als Anbieter leistungsstarker OCR Software begleiten wir Unternehmen von der automatisierten Texterkennung bis zur nahtlosen Integration in bestehende IT-Systeme.
Häufige Fragen: Scan OCR Software
Was bedeutet OCR bei einem Scanner?
Welche OCR-Software eignet sich für Unternehmen?
Ist eine kostenlose OCR-Software DSGVO-konform?
Kann eine OCR direkt in SharePoint oder OneDrive ablegen?
Ihr Ansprechpartner
Myrko Rudolph
Wie viel Zeit kostet Ihr aktueller Scan- und Dokumentenprozess? Lassen Sie uns das gemeinsam analysieren.
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