Digitaler Posteingang
Digitaler Posteingang:
Wie Unternehmen ihren Posteingang in einen funktionierenden Prozess verwandeln
Jeden Morgen landet Papierpost im Unternehmen. Rechnungen, Verträge, Behördenschreiben, Lieferscheine. Jemand öffnet die Umschläge, verteilt die Briefe, trägt sie zu den zuständigen Kollegen. Wer gerade nicht da ist, bekommt seinen Stapel auf den Schreibtisch gelegt. Wer im Homeoffice ist, erfährt davon gar nichts.
Dieser Prozess kostet täglich Zeit, verursacht Rückstände und macht die Prozesse schwer nachvollziehbar. Das Unternehmen kann genau dieses Problem lösen, indem es den Posteingang digitalisiert, und zwar ab dem Moment, in dem ein Brief eintrifft.
Was ist ein digitaler Posteingang?
Ein digitaler Posteingang bedeutet, eingehende Briefpost direkt nach dem Eingang in ein digitales Format umzuwandeln und anschließend automatisiert an die richtigen Stellen im Unternehmen weiterzuleiten. Das Ergebnis? Ein Posteingang, in dem Mitarbeiter ihre Dokumente unabhängig von Standort oder Anwesenheit bearbeiten können.
Der Unterschied zu einfachem Scannen ist entscheidend. Beim reinen Scannen entsteht eine Bilddatei, die irgendwo abgelegt wird. Bei der vollständigen Digitalisierung des Posteingangs wird das Dokument erkannt, klassifiziert, mit Metadaten versehen und in den passenden Workflow übergeben, zum Beispiel direkt in die Rechnungsverarbeitung, die Personalakte oder das Vertragsmanagement.
Warum der klassische Posteingang ein Engpass ist
Der physische Posteingang ist einer der letzten analogen Prozesse in Unternehmen, die sonst längst digital arbeiten. Das schafft strukturelle Probleme.
Briefe erreichen einen bestimmten Ort, müssen jedoch oft an Mitarbeiter in unterschiedlichen Abteilungen, Etagen oder Standorten weitergeleitet werden. Für jeden Laufweg wird Zeit benötigt. Jede manuelle Übergabe kann zu Fehlern führen. Abwesende erhalten ihren Brief verspätet; niemand kann sagen, wo sich ein Schreiben momentan befindet oder ob es bereits angekommen ist.
Dazu kommen gemischte Eingangskanäle. Manche Dokumente kommen per Brief, andere per E-Mail, andere per Fax oder Upload. Solange diese Kanäle getrennt verarbeitet werden, entsteht kein einheitliches Bild des gesamten Posteingangs. Entscheidungen werden auf Basis unvollständiger Informationen getroffen.
Sie möchten Ihren Posteingang digitalisieren?
Wie funktioniert ein digitaler Posteingang?
Der Ablauf lässt sich in vier Stufen gliedern, die bei gut aufgesetzten Systemen vollständig automatisiert ablaufen:
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Stufe 1: Erfassung
Die physische Briefpost wird direkt nach Eingang gescannt, entweder in einer zentralen Poststelle, an einem Multifunktionsgerät im Büro oder durch einen externen Dienstleister, der die Post entgegennimmt und digitalisiert. E-Mails und Uploads fließen parallel in dasselbe System ein.
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Stufe 2: Erkennung und Klassifizierung
Eine OCR-Software liest den Inhalt des gescannten Dokuments. Moderne Systeme mit KI-Unterstützung erkennen automatisch den Dokumententyp, also ob es sich um eine Rechnung, einen Vertrag oder eine Behördenpost handelt, extrahieren relevante Felder wie Absender, Datum und Betrag und ordnen das Dokument dem richtigen Prozess zu.
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Stufe 3: Weiterleitung und Bearbeitung
Das Dokument landet direkt bei der zuständigen Person oder Abteilung, als digitale Nachricht mit Verknüpfung zum Originaldokument. Bei Abwesenheit erfolgt automatisch eine Benachrichtigung an die Vertretung. Freigaben, Kommentare und Weiterleitungen erfolgen vollständig digital.
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Stufe 4: Archivierung
Nach der Bearbeitung wird das Dokument revisionssicher archiviert. Jeder Schritt des Bearbeitungsworkflows wird aufgezeichnet und kann nachverfolgt werden.
Welche Vorteile bringt die Digitalisierung der Eingangspost?
Ortsunabhängiger Zugriff
Mitarbeiter im Homeoffice, in der Filiale oder beim Kunden können auf ihre Post zugreifen, sobald sie digitalisiert ist. Es ist nicht mehr notwendig, im Büro zu sein, um Post zu bearbeiten.
Weniger Rückstände
Dokumente werden nicht mehr auf Schreibtischen gestapelt oder vergessen. Jedes Schreiben ist von dem Moment an sichtbar, in dem es digitalisiert wurde.
Vollständige Nachvollziehbarkeit
Wer hat welches Dokument wann gesehen, bearbeitet oder weitergeleitet? Dieser Verlauf ist in einem digitalen System lückenlos dokumentiert. Das ist bei Prüfungen, Reklamationen oder rechtlichen Fragen relevant.
Einheitliche Verarbeitung aller Kanäle
Briefpost, E-Mails und Uploads landen in demselben System und werden nach denselben Regeln verarbeitet. Es gibt keine parallelen Stapel und keine verlorenen Dokumente mehr.
Direkter Anschluss an Geschäftsprozesse
Eine eingehende Rechnung muss nicht mehr manuell in die Buchhaltungssoftware übertragen werden. Ein eingehender Vertrag landet direkt im Vertragsmanagement. Die Digitalisierung des Posteingangs ist der erste Schritt zur Automatisierung ganzer Prozessketten.
Wie kann ich meine Briefpost digitalisieren lassen?
Für Unternehmen gibt es grundsätzlich zwei Wege.
Der erste Weg ist die interne Digitalisierung, bei der Mitarbeiter die eingehende Post direkt im Unternehmen scannen, entweder an einem dedizierten Scanner in der Poststelle oder an den bereits vorhandenen Multifunktionsgeräten. Dieser Weg eignet sich besonders dann, wenn Dokumente aus Datenschutzgründen das Haus nicht verlassen sollen oder wenn das Volumen überschaubar ist.
Der zweite Weg ist die externe Digitalisierung durch einen Dienstleister. Der Anbieter empfängt die Post direkt, scannt und verarbeitet sie und stellt die digitalen Dokumente über eine sichere Plattform zur Verfügung. Das entlastet die eigene Poststelle vollständig, setzt aber voraus, dass sensible Dokumente das Unternehmen verlassen dürfen.
In der Praxis nutzen viele Unternehmen eine Kombination aus beiden Methoden: Standardpost wird über einen Dienstleister abgewickelt, während besonders vertrauliche Dokumente intern bearbeitet werden.
Eingangspost digitalisieren bei mehreren Standorten
Unternehmen mit mehreren Standorten stehen vor einer zusätzlichen Herausforderung: Post kommt an verschiedenen Orten an und muss trotzdem zentral verarbeitet und weitergeleitet werden. Ohne Digitalisierung hat jeder Standort seinen eigenen Poststapel, und es gibt keinen vollständigen Überblick.
Eine digitale Poststelle löst dieses Problem. Alle eingehenden Dokumente, egal wo sie physisch ankommen, fließen in ein zentrales System. Von dort aus werden sie automatisch an die zuständigen Mitarbeiter verteilt, unabhängig davon, an welchem Standort diese sitzen. Für Unternehmen mit Filialen, Niederlassungen oder verteilten Teams ist das ein konkreter Effizienzgewinn.
exapture GmbH: Wie digitalisieren wir Ihre Eingangspost?
Viele Anbieter im Bereich digitaler Posteingang konzentrieren sich auf das Backend, auf das DMS, die Workflow-Software oder die Cloud-Infrastruktur. Was dabei oft zu kurz kommt, ist der physische Einstiegspunkt: Wie kommt das Papierdokument sauber, strukturiert und vollständig in das System?
exapture hat genau diesen Schritt im Fokus. Statt neue Hardware einzuführen, werden bestehende Multifunktionsgeräte zu aktiven Einstiegspunkten für die Eingangspostverarbeitung. Mitarbeiter authentifizieren sich am Gerät, wählen den passenden Prozess und scannen. Die Software übernimmt Klassifizierung, Texterkennung und Weiterleitung direkt in die angebundenen Systeme, ob ERP, DMS oder branchenspezifische Anwendungen wie agree21 im Bankensektor.
Das bedeutet: Keine neue Hardware, keine parallelen Systeme, kein manueller Nachbearbeitungsaufwand. Der digitale Posteingang funktioniert mit dem, was bereits im Unternehmen steht.
Häufige Fragen
Briefpost kann entweder von internen Mitarbeitern an vorhandenen Scannern oder Multifunktionsgeräten digitalisiert werden, oder von einem externen Dienstleister, der die Post direkt empfängt, scannt und digital weiterleitet. Welcher Weg sinnvoller ist, hängt vom Volumen, von den Datenschutzanforderungen und davon ab, ob eine eigene Poststelle vorhanden ist. Bei komplexeren Strukturen mit mehreren Standorten empfiehlt sich eine Lösung, bei der bestehende MFPs als dezentrale Scan-Punkte genutzt werden.
Wie funktioniert ein digitaler Posteingang?
Wie kann ich meine Briefpost digitalisieren lassen?
Welche Dokumente darf man nicht digitalisieren?
Ihr Ansprechpartner
Myrko Rudolph
Sie möchten Ihren Posteingang digitalisieren? Ohne neue Hardware und ohne komplizierte Implementierung?
exapture analysiert Ihre bestehenden Prozesse und zeigt passende Lösungen auf.
